Webformularer
Webformular oversigten
I topmenuen klik på Struktur > Webformularer eller åbn https://mit-domænenavn.dk/admin/structure/webform (udskift mit-domænenavn.dk)
Du kommer ind på en oversigt over webformularer, som du har oprettet. Her ligger også jeres Kontaktformular. Vil du ændre en webformular skal du trykke på Byg ude til højre.
Indlejring af webformularer på sider, artikler og arrangementer
Webformularer er designet til at skulle indlejres i sider, artikler eller arrangementer via et paragraph-element. Først ved indljring ser webformularer pæne ud. Derfor skal de ikke bruges selvstændigt, men altid indlejres via paragraph element.
Sådan bygger du en webformular
- Klik på Tilføj webform i øverste højre hjørne.
- Udfyld Titel, Administrativ beskrivelse (vises ikke for brugerne) og Status, som afgør om formularen er åben for besvarelse eller lukket for besvarelse.
- Nu kan du tilføje Elementer til formularen. Klik på knappen øverst til højre.
Tilføj formularelementer - Nu åbner elementvælgeren. Du kan vælge mellem mange forskellige elementtyper:
- Tekst: Et lille indtastningsfelt til tekst.
- Tekstområde: Et større indtastningsfelt til tekst med plads til flere tekstlinjer.
- Antal: Indtastningsfelt til tal
- E-mail: Indtastningsfelt til emailadresse
- Telefon: Indtastningsfelt til telefonnummer
- Dato: Datovælger
- Dato/tid: Datovælger + tid
- Valg: Drop-down med valgmuligheder. Der kan kun vælges en valgmulighed. Du kan selv definere valgmulighederne, eller vælge mellem prædefinerede lister som f. eks. ugedage eller landenavne.
- Select other: Listevisning af valgmuligheder. Flere valgmuligheder kan markeres. Du kan selv definere valgmulighederne på listen, eller vælge mellem prædefinerede lister som f. eks. ugedage eller landenavne.
- Send knap(per): Tilføjer en Send-knap til formularen.
- Simpel HTML: Til at vise ekstra tekst på formularen.
- Term select: Avanceret element. der gør det muligt at bruge websites taksonomier, som valgmuligheder i en drop-down.
- Skjult: Avanceret element. Gør det muligt at medsende ekstra information på formularen, som brugeren ikke selv indtaster. (En programmør-ting)
Hver elementtype har mange indstillingsmuligheder.
- Der er indstillinger, der relaterer til inputvalidering. Dvs. hvilke værdier, man lovligt kan indtaste, uden at formularen brokker sig.
- Der er indstillinger, der relaterer til hjælpetekster. Der skelnes mellem beskrivelse, hjælpetekst og more-tekst, som kan placeres ret frit i forhold til formularelementet. Leg med det og se hvordan det virker. Holder du musen hen over de små spørgsmålstegn, er der fine små forklarende tekster.
- Elementerne lægger sig på formularens Byg-fane. De ligger i den rækkefølge som du har tilføjet dem.
Formularens Byg-faneblad Der er fire faneblade på en formular:
- Byg: Her kan du se alle elementerne på formularen. Du kan ændre deres placering, ved at trække dem op og ned i forhold til hinanden.
- Vis: Her kan du se, hvordan formularen kommer til at se ud. Stylingen er ikke helt perfekt. Det bliver den først, når du indlejrer formularen på en side.
- Test: Her kan du afprøve formularen med mail-afsendelse og det hele.
- Indstillinger: Her skal du ind for at redigere teksten på kvitteringssiden og ordlyden på den kvitteringsemail, der bør sendes til brugeren. Det er også her, du vælger, hvilke email-adresser der skal modtage besvarelsen.
Obligatoriske felter: Det er i elementoversigten, at man vælger om et element skal være obligatorisk at udfylde. Det er ikke i elementets indstillinger. Man skal huske at trykke på Gem elementer efter man har markeret et element som obligatorisk.
Kvittering og besvarelser
Når en bruger indsender en formular, er det god stil at vise en kvitteringsside eller kvitteringsbesked, hvor der står at deres besvarelse er modtaget. Her skal de også kunne læse, hvornår de evt. kan forvente svar. Samme indhold bør sendes til dem i en kvitterings-email.
Besvarelserne modtager biblioteket pr. email. I kan registrere en eller flere email-adresser, hvortil besvarelserne skal sendes.
Kvitteringsside / kvitteringsbesked
- Opsæt kvitteringsside eller kvitteringsbesked ved at åbne formularens Indstillinger og så Bekræftelse
Tilføj formularelementer Er kvitteringsteksten meget kort, kan den vises som en besked øverst på formularen (message). Er kvitteringsteksten længere fungerer det bedre, at vise den som en selvstændig side (inline).
Kvitteringstekster skal indeholde information om, hvordan henvendelsen behandles.
- Hvornår kan de forvente svar
- Hvem kan de kontakte, hvis de har spørgsmål
Kvitterings email og besvarelser via email
Der skal oprettes to forskellige mail-skabeloner pr. formular.
- En kvitteringsskabelon, der har borgeren som modtager
- En besvarelsesskabelon, der har biblioteket som modtager
Kvitteringsemail
Tilføj en ny mailskabelon via Indstillinger og så Emails/handlers. Tryk så på knappen + Tilføj Email øverst til højre.
Man kan kun sende en kvitteringsemail til borgeren, hvis man har sørget for at oprette et påkrævet email-felt på formularen. Det gøres med felttypen Email.
I Send til feltet vælg email-feltet fra formularen.
Tilpas overskrift på emailen ved i Emne at vælge Custom subject. Tilpas brødteksten ved i Brødtekst at vælge Custom body og tilpasse teksten rundt om formulartokens. Formulartokens er placeholders for værdier indsendt via formularen. Man kan udfolde en komplet oversigt over alle tilgængelige formulartokens via et linket Gennemse tilgængelige tokens.
Herunder er kvitteringsskabelonen for kontaktformularen. Den kan bruges som inspiration.
Besvarelser via email
Det er meget vigtigt at oprette en mailskabelon for besvarelser. Gør I ikke det, modtager I ganske enkelt ikke de indsendte besvarelser.
Tilføj en ny mailskabelon via Indstillinger og så Emails/handlers. Tryk så på knappen + Tilføj Email øverst til højre.
I Send til feltet vælg Custom To email address og indtast emailadresser på de kolleger, der skal modtage besvarelser fra formularen. Adskil med komma.
Hvis I ønsker det, kan I også tilrette Emne og brødtekst på den email, der genereres. Standardteksten er dog helt ok, da indholdet fra alle formularfelter automatisk kommer med.
Planlægge publicering eller lukke webformular
Ønsker man at indsamle besvarelser i en afgrænset periode, kan man indstille hvornår webformularen skal blive åben for besvarelse og hvornår den skal lukke ned igen. Man kan også skrive den meddelelse der skal vises til brugerne i perioder hvor den er inaktiv. Ligeledes kan man manuelt lukke en formular og angive den besked der skal vises til brugerne.
Det gøres via Indstillinger og så Formular. I Form Status vælges Planlagt hvis man vil forudindstille perioden hvor formularen skal være aktiv. Vil du bare lukke en aktiv Webformular vælges Lukket i Form Staus og en Lukket formularbesked angives.